Yra socialinės žiniasklaidos valdymas, tada yra socialinės žiniasklaidos valdymas vyriausybinėms agentūroms. Galų gale, kas dar gali pasakyti, kad jų įrašai laikomi viešais įrašais pagal Informacijos laisvės įstatymą (FOIA)?



Kad būtų laikomasi įstatymų, vyriausybinės organizacijos turi įgyvendinti išsamią socialinių tinklų archyvavimo praktiką. Tai nėra pats įdomiausias darbas, bet labai svarbu apsaugoti agentūrą nuo būsimos rizikos. Yra nemažai socialinės žiniasklaidos priemonės, kurios padeda vyriausybinėms agentūroms valdyti šį procesą, tačiau prieš pasirinkdami turite suprasti savo valstybės unikalų požiūrį į socialinės žiniasklaidos įrašų saugojimą.



Šiame straipsnyje aptariame socialinių tinklų archyvavimo pagrindus, kad galėtumėte priimti kuo pagrįstesnį sprendimą.

Atkreipkite dėmesį: šiame straipsnyje pateikta informacija nėra oficiali teisinė konsultacija ir nėra tokia. Peržiūrėkite mūsų pilnas atsisakymas prieš skaitydami toliau.

Kas yra socialinių tinklų archyvavimas?

Socialinės žiniasklaidos archyvavimas – tai praktika, kuria sukuriama atsarginė turinio, kurį dalijasi organizacija, kopija, kad vėliau būtų galima jį naudoti. Šios atsarginės kopijos saugomos vietoje, kad būtų laikomasi viešųjų įrašų įstatymų.

Tekstinis vaizdas, kuriame sakoma,"What is social media archiving? Social media archiving is the practice of backing up content shared by and with an organization so that it can be referenced at a later date. These backups are stored locally by an organization so they maintain compliance with public records laws."

Skirtingai nuo tradicinių viešųjų įrašų, socialinės žiniasklaidos įrašai yra akimirksniu matomi visuomenei, kai juos sukuria jūsų agentūra ir jūsų rinkėjai. Teisėti (t. y. ne šlamštas) komentarai, atsakymai, paminėjimai ir pranešimai gali būti laikomi viešais įrašais, kai jie paskelbti jūsų socialiniuose profiliuose.

Daugelis, bet ne visos, valstybės paskelbė konkrečias gaires dėl socialinės žiniasklaidos viešųjų įrašų ir jų saugojimo. Apsilankykite savo valstybės departamento svetainėje, kad gautumėte naujausias savo socialinės žiniasklaidos archyvavimo praktikos gaires.



Kodėl socialinių tinklų archyvavimas yra svarbus valdžios institucijoms?

Socialinės žiniasklaidos turinio archyvavimas yra esminė skaidrumo palaikymo praktika. Jei nėra socialinei žiniasklaidai būdingo įrašų saugojimo proceso, jūsų organizacija gali nesugebėti įvykdyti FOIA užklausų dėl šios informacijos.

FOIA galėjo būti priimtas 1966 m., tačiau jos taikymo sritis yra pakankamai plati, kad ją būtų galima pritaikyti šiuolaikinėms technologijoms. sąvokos „įrašas“ apibrėžimas . Pagal FOIA įrašu laikomas bet koks raštas, kurį paraiškos pateikimo metu sukūrė ar gavo agentūra arba agentūra kontroliuoja. Tai apima knygas, dokumentus, nuotraukas, vaizdo įrašus ir, žinoma, socialinės žiniasklaidos turinį .

Socialinėje žiniasklaidoje tai apima ne tik paties įrašo turinį. Komentarai, atsakymai ir mygtukai „Patinka“ taip pat laikomi gautais įrašais, kurie taip pat turi būti archyvuojami pagal FOIA. Net ir paprastiems atnaujinimams, tokiems kaip šis įrašas iš Las Vegaso miesto Facebook puslapio, taikomos socialinės žiniasklaidos archyvavimo praktika.



„Facebook“ įrašas iš Las Vegaso miesto vyriausybės, kuriame paaiškinama, kad grynieji pinigai nebebus priimami Floyd Lamb parke, esančiame Tule Springso įėjimo kioske.

kampo numeris 1234

Vyriausybinės agentūros yra atsakingos už savo socialinės žiniasklaidos archyvavimo procesų nustatymą. Platformos išlaiko socialinės žiniasklaidos turinį, bet tik tiek ilgai. Socialiniai tinklai, tokie kaip „Facebook“, „X“ (anksčiau žinomi kaip „Twitter“, „Instagram“ ar „LinkedIn“), yra privačios įmonės. Jie nėra įpareigoti FOIA, todėl jiems nereikia neribotą laiką saugoti vartotojo turinį. Kai to turinio nebeliks, greičiausiai jis išnyks visam laikui.

Kaip ir kada archyvuoti socialinės žiniasklaidos turinį

Visoje JAV socialinė žiniasklaida laikoma viešu įrašu, tačiau kai kuriose valstijose galioja unikalūs viešųjų įrašų saugojimo įstatymai, kurie turi įtakos socialinio turinio archyvavimo būdui ir laikui.

Jei jūsų valstybėje nėra konkrečių teisės aktų, kaip tvarkyti socialinės žiniasklaidos archyvavimą, Nacionalinis archyvas ir įrašų administracija pateikia gaires, kaip tai padaryti tinkamai. Šie metodai apima:

  • Naudojant RSS informacijos santraukas, kaupiklius arba rankinius metodus turiniui užfiksuoti.
  • Kai kuriose socialinės žiniasklaidos platformose integruotų įrankių naudojimas turiniui eksportuoti.
  • Naudojant konkrečios platformos programų programavimo sąsajas (kitaip žinomas kaip API ), norėdami patraukti turinį.

Jei jūsų agentūra reguliariai naudoja socialinę žiniasklaidą keliose platformose, turėtumėte pasirinkti API metodą. Tai skamba sudėtingai, tačiau šie trečiųjų šalių įrankiai ir paslaugos supaprastina kitaip daug laiko reikalaujančias rankines pastangas kaupti ir tvarkyti išeinantį ir gaunamą turinį.

Socialinės žiniasklaidos archyvavimo „kada“ aspektas labai priklauso nuo jūsų pasirinkto metodo. Jei planuojate archyvuoti turinį rankiniu būdu, norėsite tai daryti kas savaitę ar net kasdien, kad darbas neapsunkintų. Tačiau jei archyvuojate naudodami įrankį, galite archyvuoti kas ketvirtį.

Socialinių tinklų archyvavimo geriausia praktika

Idėja įrašyti ir išsaugoti kiekvieną įrašą, komentarą ir sąveiką jūsų agentūros socialinėje žiniasklaidoje gali atrodyti bauginanti, tačiau nepanikuokite. Pasinaudokite šia geriausia praktika, kad nepažeistumėte reikalavimų.

Apibrėžkite vaidmenis ir atsakomybę už dokumentų valdymą

Leisdami, kad archyvavimas socialinėje žiniasklaidoje būtų visų pareiga, nepaverčiant to kieno nors darbu, jūsų agentūra rizikuoja daug. Tai ypač pasakytina apie organizacijas, kurios valdo kelis profilius įvairiose platformose. Kuo daugiau informacijos bendrinate socialiniuose tinkluose, tuo lengviau įrašas dingsta.

Išvenkite šio likimo, kartu su pagrindinėmis socialinės žiniasklaidos suinteresuotosiomis šalimis nustatydami archyvavimo vaidmenis ir atsakomybę. Dirbkite kartu, kad nustatytumėte šiuos dalykus:

  • Kas bus pagrindinis socialinių tinklų archyvavimo asmuo? Šis asmuo yra atsakingas už naujausių įrašų tvarkymo procesų, susijusių su socialine žiniasklaida, kūrimą ir palaikymą. Jie taip pat yra atsakingi už archyvavimo pareigų atlikimą ar delegavimą jūsų organizacijos nustatyta tvarka.
  • Kaip dažnai įrašai turi būti archyvuojami? Kaip minėta anksčiau, tai labai priklauso nuo jūsų pageidaujamo archyvavimo būdo.
  • Kur bus saugomas archyvuotas turinys ir kas gali jį pasiekti? Atidarykite failus bendroje saugykloje, palikite agentūras atsakingas už visus blogus veikėjus, kurie gali pažeisti archyvuotą turinį. Kad būtų saugu, nurodykite, kur galima saugiai saugoti įrašus (ir jų atsargines kopijas).

Anksti ir dažnai sustiprinkite tai, kas laikoma viešu įrašu

Kai žmonės galvoja apie „FOIA“, jie vaizduoja dokumentus, nuotraukas ir el. Socialinės žiniasklaidos įrašai paprastai nėra svarbiausi. Jūsų komanda turi užtikrinti, kad kiekvienas jūsų organizacijos darbuotojas suprastų tikrąjį viešo įrašo apibrėžimą ir tai, kur socialinė žiniasklaida patenka į mišinį.

109 angelo numeris

Įtraukite informaciją apie turinio tipus, kurie jūsų valstijoje laikomi viešais įrašais per personalo mokymus ir įdarbinimo sesijas. Atnaujinkite savo socialinės žiniasklaidos politiką, kad įtrauktumėte aiškus, ką daryti ir ko negalima socialinių tinklų atitiktis . Kartais tai gali atrodyti kaip perteklinis bendravimas, bet kalbant apie viešąjį sektorių, visada geriau apsisaugoti, nei gailėtis.

Reguliariai peržiūrėkite savo socialinės žiniasklaidos politiką

Socialinės žiniasklaidos tinklai dažnai keičiasi ir tie pakeitimai gali atrodyti kaip bet kas – nuo ​​naujų paslaugų teikimo sąlygų iki naujų funkcijų. Dėl visų šių atnaujinimų gali pasikeisti jūsų organizacijos požiūris į socialinės žiniasklaidos archyvavimo procesą. Štai kodėl būtina dar kartą peržiūrėti savo socialinės žiniasklaidos politika reguliariai.

Gera socialinės žiniasklaidos politika apima daugybę temų, įskaitant asmeninės paskyros gaires, organizacijos asociacijos taisykles ir teisines gaires. Šios temos toli gražu nėra statiškos, todėl geriausia jas peržiūrėti reguliariai arba įvykus dideliems platformos pakeitimams.

Socialinės žiniasklaidos archyvavimo įrankiai, palengvinantys procesą

Dabar, kai turite keletą geriausios praktikos pavyzdžių, esate pasirengę patikrinti kai kuriuos įrankius. Šios platformos padės valdyti atitikties poreikius neprarandant efektyvumo.

skaičius 111 reikšmė

1. Sprout Social

„Sprout Social“ sujungia socialinės žiniasklaidos planavimą, ataskaitų teikimą, klausymą ir archyvavimą į vieną centralizuotą įrankį, palaikydama supaprastintą darbo eigą vyriausybinėms agentūroms. Įrašų užklausos atveju rinkodaros specialistai gali pateikti konkrečius įrašus naudodami paieškos įrankį Leidyba skyrius . Atitinkamus komentarus ir atsakymus galite rasti naudodami paieškos įrankį Išmanieji gautieji.

Vyriausybinės agentūros taip pat gali naudoti „Sprout“. Gautųjų eksportavimas greitai eksportuoti įrašus, pranešimus ir apžvalgas iš Smart Inbox į CSV failą įrašų saugojimo tikslais. Šie eksportuojami dokumentai pateikia aiškų detalių metaduomenų dokumentaciją, įskaitant pranešimo tipą ir laiko žymes, kiekvieną pranešimą išsiuntusį arba redagavusį „Sprout“ vartotoją ir nuolatines nuorodas į pranešimą pradiniame tinkle.

Animuotas GIF, rodantis, kaip eksportuoti informaciją iš „Sprout Smart Inbox“ į CSV failą.

Prašyti demo

3. ArchyvasSocial

ArchyvasSocial yra socialinės žiniasklaidos archyvavimo sprendimas, kurį palaiko CivicPlus. Šis įrankis padeda rinkodaros specialistams vyriausybinėse agentūrose išsaugoti įrašus realiuoju laiku pagal viešųjų įrašų įstatymus. Nors „CivicPlus“ siūlo viešojo sektoriaus organizacijoms skirtų sprendimų portfelį, „ArchiveSocial“ yra taškinis sprendimas, orientuotas tik į archyvavimą.

ArchiveSocial ekrano kopija's website home page.

3. Puslapių šaldiklis

Puslapių šaldiklis yra dar vienas realaus laiko skaitmeninio archyvavimo sprendimas, kuris palaiko tinkamą žiniatinklio ir socialinės žiniasklaidos veiklos išsaugojimą. Įrankis leidžia bet kokio dydžio organizacijoms nuolat išsaugoti skaitmeninį turinį socialiniuose tinkluose ir už jos ribų, tada pasiekti tuos archyvus ir atkurti juos taip, lyg jie vis dar būtų gyvi. Nors „Pagefreezer“ siūlo daugiau nei tik socialinį archyvavimą, jie nesiūlo jokių socialinės žiniasklaidos planavimo, ataskaitų teikimo ar klausymo galimybių.

„PageFreezer“ ekrano kopija's website home page.

Supaprastinkite savo požiūrį į archyvavimą socialiniuose tinkluose naudodami „Sprout“.

Naudodamos „Sprout Social“, vyriausybinės agentūros gali konsoliduoti socialinės žiniasklaidos valdymą ir archyvavimą vienoje biudžeto eilutėje, kartu išlaikant tvirtą atitikties lygį.

Norėdami sužinoti daugiau apie tai, kaip „Sprout“ padeda vyriausybinėms agentūroms užmegzti tvirtesnius santykius su savo rinkėjais pasitelkus socialinę žiniasklaidą, suplanuokite demonstracinę versiją šiandien .

Atsisakymas

Šiame straipsnyje pateikta informacija nėra oficiali teisinė konsultacija ir nėra tokia. visa informacija, turinys, taškai ir medžiaga yra skirti bendriems informaciniams tikslams. Informacija šioje svetainėje negali būti pati naujausia teisinė ar kita informacija. Bet kokių šiame straipsnyje pateiktų gairių įtraukimas negarantuoja, kad sumažės jūsų teisinė rizika. Šio straipsnio skaitytojai turėtų kreiptis į savo teisinę komandą arba advokatą, kad gautų patarimų bet kuriuo konkrečiu teisiniu klausimu, ir turėtų susilaikyti nuo veiksmų, remdamiesi šiame straipsnyje pateikta informacija, prieš tai neprašydami nepriklausomos teisinės konsultacijos. Šio straipsnio arba bet kurių svetainėje esančių nuorodų ar išteklių naudojimas ir prieiga prie jo nesukuria advokato ir kliento santykių tarp skaitytojo, vartotojo ar naršyklės ir bet kokių bendraautorių ar prisidėjusių advokatų kontorų. Bet kurių šio straipsnio bendradarbių išsakytos nuomonės yra jų pačių ir neatspindi Sprout Social požiūrio. Aiškiai atsisakoma bet kokios atsakomybės už veiksmus, kurių buvo imtasi arba nebuvo imtasi remiantis šio straipsnio turiniu.

Dalykitės Su Savo Draugais: